„Dinge digital geregelt kriegen“

Jöran hat mit Guido und mir darüber gesprochen, wie man Dinge digital geregelt bekommt. Und dafür brauchten wir fast 2,5 Stunden. Rausgekommen ist die erste Folge des neuen Podcasts #uneigentlich – Dinge digital geregelt kriegen„.

Wer also wissen möchte, wie man aus Notizen auf E-mails verlinkt oder dabei sind will, wie Guido live im Podcast sein Postfach mit 72.065 E-mails aufräumt – der kann hier reinhören:


Der Podcast wird übrigens auf der neuen Plattform für Bildungs-Podcast gehostet: edufunk.fm. Dort finden sich neben #uneigentlich auch „Bildung-Zukunft-Technik“ von Guido und mir und viele andere Angebote. Reinschauenhören lohnt sich: → http://edufunk.fm

Universal Clipboard und Evernote

Wie man die neue Funktion ‚Universal Clipboard‘ von iOS und macOS sinnvoll in seinem Arbeitsablauf nutzen kann.

Alle Geräte sind auf die neuen Systeme aktualisiert – und man spielt mit den neuen Möglichkeiten. Sehr angenehm finde ich dabei das Universal Clipboard. Diese Funktion von iOS 10 und macOS synchronisiert die Zwischenablage zwischen den eigenen Geräten. Man kann auf dem iPhone einen Text oder ein Bild kopieren und es danach auf dem Mac in einer Mail einsetzen.

Sehr praktisch ist diese Funktion zum Beispiel für die Workflow Skripte, die ich auf dem iOS Geräten installiert habe. Sicher, ich könnte die auch auf dem Mac in Automator nachbauen – muss ich aber nicht mehr.

Ein oft genutztes Script wandelt die Evernote Links aus der App in interne Links um.

Kurz zur Erklärung: Wenn man in Evernote einen Link zu einer Notiz kopiert und diesen in einer anderen Evernote Notiz einsetzt, wird die ursprüngliche Notiz direkt verlinkt. So soll es auch sein. Setzt man den Link aber in einer anderen App sein – zum Beispiel als Verweis zu einem Kalender Eintrag – dann führt der Link nicht direkt in Evernote, sondern geht den Umweg über die Webseite. Und nervig wird es dann, wenn man sich auf dieser erstmal anmelden muss. Daher wandle ich die ‘externen’ Links mit einem Script in ‘interne’ um und lande direkt in der Evernote App – auf dem Mac wie auf dem mobilen Geräten.

Ich habe mir dafür zwei Scripte gebaut. Eines öffnet einen Link und kopiert den neuen, internen Link in die Zwischenablage und eines nimmt einen Link aus der Zwischenablage entgegen, ändert ihn und fügt den neuen Link wieder zur Zwischenablage hinzu. Ersteres Script startet man durch Klicken auf einen Link in einer App, letzteres kann man direkt aus Workflow starten.

Eine Anleitung für die Scripte gibt es bei reddit: https://www.reddit.com/r/workflow/…

Letzteres Script spielt mit dem Universal Clipboard super zusammen: Wenn ich auf dem Mac einen Link kopiere um ihn im Kalender einzuführen, gehe ich danach kurz ans iPhone, lasse das Worksflow-Script laufen und setze den so geänderten Link dann am Mac wieder ein. Da sich iPhone und Mac die Zwischenablage teilen, geht das alles ratz-fatz und ohne Verzögerungen. Praktisch und hilfreich.

Von Evernote nach OmniFocus verlinken

Man kann aus Evernote auch direkt eine Liste mit Todos in OmniFocus öffnen.

Wie man Links in OmniFocus ablegt, damit diese direkt in Evernote geöffnet werden, ist ja landläufig bekannt.

Man kann es aber auch anders herum machen: Links in Evernote ablegen, die dann direkt die Todo-Liste in OmniFocus öffnen.

Dazu zieht man die ToDo Liste aus OmniFocus per Drag-´n-drop in die Notiz in Evernote. Voila!
Der Link funktioniert dann sowohl auf dem Mac wie auch auf dem iPhone/iPad.

Bildschirmfoto 2016-05-25 um 11.39.05 (2)

PLE 2015

Auf Twitter kam vor ein paar Tagen die Diskussion um digitale Lern-Werkzeuge auf, die mich daran erinnert hat, dass ich eigentlich schon seit Längerem etwas zum PLE schreiben möchte. Tu ich dann mal: 

PLE, das ist ein „Personal Learning Environment“, eine Mischung aus Lernwerkzeugen und Orten. Vielleicht kann man ein PLE auch als eine Art Landkarte digitaler Werkzeuge bezeichnen, in der  Quellen und Wege der eigenen Lernprozesse festgehalten werden.

Da fast alles, was ich täglich tue, einen Mikro-Lernanlass in sich trägt, stellt sich die Frage: Was ist denn ein „Nicht-Lernprozess“? Was gehört nicht in ein PLE?

Um hier durch Reduktion eine Übersicht zu erhalten, soll bei der Formulierung des PLE zwangsweise heftig periodisiert werden: Was sind wesentliche, nicht verzichtbare Bestandteiles meines täglichen Lern-Arbeits-Prozesses und wie spielen diese „Bestandteile“ zusammen?

Ein schönes Beispiel für ein PLE stammt von Guido Brombach

Von Lisa Rosa stammt dieser Blogbeitrag eines Vortrages von der re-publica 2013, bei dem es ebenfalls um das persönliche Lern-Netzwerk geht:
„Lernen Lernen lernen mit dem persönlichen Lernnetzwerk. Wie im digitalen Zeitalter eigensinnig und gemeinsam gelernt wird“

PLE 2015

PLE

Eingang

  • Fever → Mein RSS Nachrichten Aggregator. Artikel, die lesenswert sind, kommen in → Instapaper.
  • News → Tagesaktuelle Nachrichten neben Fever über einschlägige Portale. Besonders lesenswertes wird in Instapaper gespeichert.
  • Podcast konsumieren → Diverse. Podcast hören ersetzt bei mir das Radio. Da gibt es konzentriertes Zuhören ebenso wie beiläufige Unterhaltung. Gut zum Putzen oder Joggen.
  • Mail → Habe nur zwei Mailboxen: Privat & Schule. Und die sollten regelmäßig leer sein (Inbox zero). Daher ist Mail wirklich nur ein „Eingangskorb“ bzw. „Ausgangskorb“.
  • MailTags → Mails nach Projekten sortieren oder Wiedervorlagen notieren? Geht mit MailTags. Leider noch (?) nicht auf dem iOS Gerät – aber hervorragend auf dem Mac.
  • Konferenzen → Die sind nicht nur Arbeit, sondern halten eigentlich immer Lern-Anlässe bereit – gerade an einer Schule im Aufbau.
  • Kindle → Damit lese ich. Seit ich den Kindle vor ein paar Jahren bekommen habe, lese ich mehr. Inzwischen ersetzt das iPhone immer häufiger das Kindle. Ist halt immer dabei und geht auch Abends im Bett.

Verarbeiten

  • MailTags → siehe oben
  • OmniFocus → Meine universelle ToDo Liste, die auch Erinnerungen bereithält oder Projektverläufe plant. Ohne OmniFocus keine strukturierte Arbeit. Gelegentlich hat sich in der letzten Zeit auch noch OmniPlan dazu gesellt.
  • Instapaper ist mein Sammelbecken für Artikel und Videos → siehe unten.

Kollaborieren

  • GoogleDocs → eher selten.
  • Etherpad Lite → immer seltener, aber kommt vor.
  • iMessage → Ersetzt für die schnellen Absprachen Mail.
  • Konferenzen → siehe oben

Dokumentieren

  • Evernote → Mein Aktenschrank und Schreibtisch. Hier notiere ich Ideen, skizziere Projekte und dokumentiere Veranstaltungen. Gerade in den letzten Monaten hat es sich für mich bewährt, als ich Schulleitungsaufgaben übernommen habe. Das Vergeben von Stichworten und die Ordnerstruktur bieten verlässliche Möglichkeiten, die Arbeitsprozesse im Blick zu behalten und dafür zu sorgen, auf dem aktuellen Stand zu sein.
  • Pages → Schreibprogramm der Wahl. Gerne greife ich auf die alte Version zurück, die auch noch Serienbriefe kann.
    [Apple?! Wann wird das endlich wieder implementiert?]
  • iA Writer → zum Schreiben von Texten. Langweilig. Ablenkungsfrei. Gut.

Vernetzen

  • Instapaper → Hier landet alles, was lesenswert ist. Mein Archiv für Artikel und damit auch Ausgangspunkt für Recherchen. Früher® habe ich die Artikel richtig in Ordner sortiert. Heute kommen sie mehrheitlich ins „Archiv“ und werden mit einem „Like“ versehen, wenn sie besonders gut sind oder ich sie nochmal besprechen möchte. Über die Jahre ist da eine stattliche Sammlung raus geworden. Gut, dass das nicht alles Papier ist.
  • Blog → Der hier… Leider, und das meine ich ganz ernst, wird hier viel zu wenig geschrieben. Wahrscheinlich liegt das auch daran, dass ich mit dem Podcasten viele Themen schon so aufgreife, dass ich meine, sie hier nicht nochmal wiedergeben zu müssen… Ob das stimmt?
  • Podcast produzieren → Mit @gibro mache ich regelmäßig einen Podcast zum Thema „Bildung-Zukunft-Technik“. Wenn es hier ruhiger geworden ist, wirds dafür dort quirliger.
  • Twitter → Trotz der ganzen Werbung ist es immer noch mein liebster SocialMedia-Kanal. Mal mehr, mal weniger wird dort gelesen und geschrieben.
    Mit Facebook werde ich nicht mehr warm (ist ja eh ein anderes Internet).

In der Grafik habe ich die Pfeile nach Bedeutung unterschiedlich dick notiert. Dabei wurden mir drei Dinge deutlich:

  1. Mail ist immer noch ein zentrales Hub für das digitale Lernen und Arbeiten. Es wird flankiert von OmniFocus und Evernote, ist aber Voraussetzung für die meisten Tätigkeiten. Wird es dafür mal eine vernünftige Alternative geben?
  2. Das Instapaper wichtig ist, dachte ich mir. Dass es eine so zentrale Position einnimmt, überraschte dann doch. Hoffentlich bleibt uns der Dienst noch lange erhalten – ich zahle auch schon lange gerne dafür.
  3. In der Mitte der Grafik lässt sich eine Mauer ziehen… Woran liegt das? Warum lassen sich hier die beiden Bereiche „Vernetzen“ und „Kollaborieren“ so trennen?
    Das Ergebnis war so keine Absicht und ich bin mir noch nicht sicher, wie ich das interpretieren soll.

Zeitungen und Zeitschriften auf Papier spielen keine Rolle mehr. Ebenso wie das „Echtzeit“-Fernsehen.

Mail → Zwischenablage

Kleines Update für den Mail-Workflow: Message-URLs in die Zwischenablage kopieren geht natürlich auch – nicht nur direkt in Evernote oder OmniFocus (wie hier beschrieben).

Guido und ich habe uns heute zusammengesetzt und ein wenig probiert. Das Ergebnis ist ein kleines Script, das als Dienst unter Mac OS X in Mail.app läuft und die Message-URL in die Zwischenablage kopiert. Das ganze aber nicht als unformatierte URL (was ich einfach unschön finde), sondern im Format „(siehe Mail)„.

Ideengeber für die Scripts sind folgende Quellen:

Download des Scripts:

Mail → Evernote & Omnifocus

In den letzten Ausgaben von BZT habe ich mich über das Zusammenspiel von Evernote, Omnifocus und Mail geäußert. Wie ich die drei nutze und untereinander verlinke, möchte ich kurz vorstellen.

Mail wird von vielen als Todo Liste genutzt. Der Eingangskorb ist das, was man noch erledigen muss – neben dem, was man schon gelesen hat und nicht bearbeiten muss und den Mails, die man irgendwie später mal bearbeiten könnte. Das führt – wenn man den Eingang dann auch gleich noch als Archiv nutzt – in Windeseile zu einem unübersichlichen Chaos. Sicherlich, es funktioniert; irgendwie. Aber ein „trusted system“, also eine Ablage, die Sicherheit für die wichtigen Dinge vermittelt, ist das nicht.

Daher versuche ich bei den Mails an dem Prinzip „Inbox Zero“. Inbox Zero setzt das Ziel, den Eingangskorb immer leer zu machen, nachdem man ihn einmal gesichtet hat. Sicher, das ist kein Muss; aber Ziele dienen ja auch der Orientierung.

Bei mir werden Mails demnach

  • direkt (oder in den nächsten Stunden) beantwortet oder
  • an OmniFocus als Todo geschickt. Dafür verwende ich das Clipping-Tool von OmniGroup: Clip-o-Tron.
  • Die dritte Alternative ist löschen bzw. unter „zur Kenntnisnahme“ ins Archiv. Ich habe nur einen Archiv Ordner ohne weitere Untergliederung, in den alles rein kommt.

Auf diese Weise ist die Inbox meist schnell leer, ähnlich wie auch mein analoger Briefkasten, den ich ebenfalls täglich leere und nicht als Ablage oder Archiv benutze.

Mail und Evernote

Mails lassen auch an Evernote schicken, um sie zu archivieren oder für Besprechungen bereitzuhalten. Dazu könnte man sie an seine private Evernote E-mail-Adresse senden, um sie zu importieren. Oder den Elefanten im Menu bemühen. Aber ehrlich: Beides finde ich nicht sonderlich gut. Da die Mails kopiert werden, doppeln sich die Informationen damit (in Mail und in Evernote) und werden aus dem Kontext gezogen (Konversationen nicht mehr übersichtlich einsehbar).

Ich habe mir daher ein Script geschrieben, um Mails mit ihrer Nachrichten-URL zu kopieren.

Nachrichten URL? Was ist das? Jede Mail hat einen Link, mit dem man sie aus allen anderen Programmen in Mail öffnen kann. Und da dieser Link auf allen Apple-Geräten gleich ist, funktioniert dies auch über die Devices verteilt. Ich kann also einen Link auf eine Mail kopieren, sie in eine Notiz in Evernote am Mac einsetzen und auf dem iPad in der Besprechung direkt abrufen. Daraufhin öffnet sich Mail und die Nachricht ist mit allen Antworten und sonstigen Informationen einsehbar.

Manuell lässt sich die Nachrichten URL mit MailTags von indev.ca kopieren (Menu „Bearbeiten“ → Nachrichten URL kopieren). Aber dann hat man eine unhandliche URL.

Bildschirmfoto_2015-03-15_um_10_54_10

Wenn man sie direkt in Evernote kopieren und – wie hier im Bild – sauber im Format „→ Mail“ verlinkt haben möchte, kann man folgendes Apple-Script verwenden (nach einer angepassten Vorlage von Federico Viticci)

on run {input, parameters}
 
tell application „Mail“
 —get selected messages
 set theSelection to selection
 
 —loop through all selected messages
 repeat with theMessage in theSelection
 
 —get information from message
 set theMessageDate to the date received of theMessage
 set theMessageSubject to the subject of the theMessage
 set theMessageURL to „message://%3c“ & theMessage’s message id & „%3e“
 set theHTMLLink to „<a href=“message:///%3c“ & theMessage’s message id & „%3e“>→ Mail</a>“
 
 —import message to Evernote
 tell application „Evernote“
 synchronize
 
 set theNewNote to (create note with html (theHTMLLink))
 
 set the title of theNewNote to „MessageID: „ & theMessageSubject
 set the source URL of theNewNote to theMessageURL
 set the creation date of theNewNote to theMessageDate
 synchronize
 end tell
 
 end repeat
end tell 
 return input
end run

Das Script habe ich in Automator gesetzt und als Dienst gespeichert.

Evernote Link_Automator

Danach habe ich in den Systemeinstellungen → Tastatur → Kurzbefehle → Dienste dem Dienst einen Kurzbefehl zugeordnet, mit dem ich ihn direkt aufrufen kann.

Ich verwende folgende Kurzbefehle:

  • ctrl-alt-cmd-o für den OmniFocus Clipp-o-tron (Link der Mail in Omnifocus als Todo)
  • ctrl-alt-cmd-e für das Script zum Import in Evernote

Evernote Link_Kurzbefehl

… und unter iOS?

Mit Dispatch kann man Nachrichten URLs auch auf den mobilen Geräten kopieren. Mit Workflow habe ich mir ein vergleichbares Script gebaut, mit dem ich die URL aus Dispatch direkt in Evernote in der gewünschten Formatierung exportiere. Kann man sich hier abholen: EN | Mail Verweis.wflow.zip, entpacken und aufs iOS Gerät schieben. Die Workflow.app wird zur Ausführung benötigt.

Wie hältst Du es mit den Mails?


Download: Automator Script