Digitales Unterschreiben – auf Mac und iPhone

Auf dem Mac nutze ich es regelmäßig: PDF Dokumente digital unterschreiben, indem man seine Unterschrift im Programm „Vorschau.app“ hinterlegt (→ „Dokumente unterzeichnen“) und in das PDF einfügt.

Was mir bisher neu war: Das Ganze geht auch auf dem iPhone/iPad.

  1. PDF öffnen
  2. „Werkzeugkasten“ anklicken –
  3. „Unterschrift“ auswählen.

Praktisch: Die Unterschrift synchronisiert sich mit dem Mac. Man braucht sie also nicht neu einlesen.

Mail → Zwischenablage

Kleines Update für den Mail-Workflow: Message-URLs in die Zwischenablage kopieren geht natürlich auch – nicht nur direkt in Evernote oder OmniFocus (wie hier beschrieben).

Guido und ich habe uns heute zusammengesetzt und ein wenig probiert. Das Ergebnis ist ein kleines Script, das als Dienst unter Mac OS X in Mail.app läuft und die Message-URL in die Zwischenablage kopiert. Das ganze aber nicht als unformatierte URL (was ich einfach unschön finde), sondern im Format „(siehe Mail)„.

Ideengeber für die Scripts sind folgende Quellen:

Download des Scripts:

Mail → Evernote & Omnifocus

In den letzten Ausgaben von BZT habe ich mich über das Zusammenspiel von Evernote, Omnifocus und Mail geäußert. Wie ich die drei nutze und untereinander verlinke, möchte ich kurz vorstellen.

Mail wird von vielen als Todo Liste genutzt. Der Eingangskorb ist das, was man noch erledigen muss – neben dem, was man schon gelesen hat und nicht bearbeiten muss und den Mails, die man irgendwie später mal bearbeiten könnte. Das führt – wenn man den Eingang dann auch gleich noch als Archiv nutzt – in Windeseile zu einem unübersichlichen Chaos. Sicherlich, es funktioniert; irgendwie. Aber ein „trusted system“, also eine Ablage, die Sicherheit für die wichtigen Dinge vermittelt, ist das nicht.

Daher versuche ich bei den Mails an dem Prinzip „Inbox Zero“. Inbox Zero setzt das Ziel, den Eingangskorb immer leer zu machen, nachdem man ihn einmal gesichtet hat. Sicher, das ist kein Muss; aber Ziele dienen ja auch der Orientierung.

Bei mir werden Mails demnach

  • direkt (oder in den nächsten Stunden) beantwortet oder
  • an OmniFocus als Todo geschickt. Dafür verwende ich das Clipping-Tool von OmniGroup: Clip-o-Tron.
  • Die dritte Alternative ist löschen bzw. unter „zur Kenntnisnahme“ ins Archiv. Ich habe nur einen Archiv Ordner ohne weitere Untergliederung, in den alles rein kommt.

Auf diese Weise ist die Inbox meist schnell leer, ähnlich wie auch mein analoger Briefkasten, den ich ebenfalls täglich leere und nicht als Ablage oder Archiv benutze.

Mail und Evernote

Mails lassen auch an Evernote schicken, um sie zu archivieren oder für Besprechungen bereitzuhalten. Dazu könnte man sie an seine private Evernote E-mail-Adresse senden, um sie zu importieren. Oder den Elefanten im Menu bemühen. Aber ehrlich: Beides finde ich nicht sonderlich gut. Da die Mails kopiert werden, doppeln sich die Informationen damit (in Mail und in Evernote) und werden aus dem Kontext gezogen (Konversationen nicht mehr übersichtlich einsehbar).

Ich habe mir daher ein Script geschrieben, um Mails mit ihrer Nachrichten-URL zu kopieren.

Nachrichten URL? Was ist das? Jede Mail hat einen Link, mit dem man sie aus allen anderen Programmen in Mail öffnen kann. Und da dieser Link auf allen Apple-Geräten gleich ist, funktioniert dies auch über die Devices verteilt. Ich kann also einen Link auf eine Mail kopieren, sie in eine Notiz in Evernote am Mac einsetzen und auf dem iPad in der Besprechung direkt abrufen. Daraufhin öffnet sich Mail und die Nachricht ist mit allen Antworten und sonstigen Informationen einsehbar.

Manuell lässt sich die Nachrichten URL mit MailTags von indev.ca kopieren (Menu „Bearbeiten“ → Nachrichten URL kopieren). Aber dann hat man eine unhandliche URL.

Bildschirmfoto_2015-03-15_um_10_54_10

Wenn man sie direkt in Evernote kopieren und – wie hier im Bild – sauber im Format „→ Mail“ verlinkt haben möchte, kann man folgendes Apple-Script verwenden (nach einer angepassten Vorlage von Federico Viticci)

on run {input, parameters}
 
tell application „Mail“
 —get selected messages
 set theSelection to selection
 
 —loop through all selected messages
 repeat with theMessage in theSelection
 
 —get information from message
 set theMessageDate to the date received of theMessage
 set theMessageSubject to the subject of the theMessage
 set theMessageURL to „message://%3c“ & theMessage’s message id & „%3e“
 set theHTMLLink to „<a href=“message:///%3c“ & theMessage’s message id & „%3e“>→ Mail</a>“
 
 —import message to Evernote
 tell application „Evernote“
 synchronize
 
 set theNewNote to (create note with html (theHTMLLink))
 
 set the title of theNewNote to „MessageID: „ & theMessageSubject
 set the source URL of theNewNote to theMessageURL
 set the creation date of theNewNote to theMessageDate
 synchronize
 end tell
 
 end repeat
end tell 
 return input
end run

Das Script habe ich in Automator gesetzt und als Dienst gespeichert.

Evernote Link_Automator

Danach habe ich in den Systemeinstellungen → Tastatur → Kurzbefehle → Dienste dem Dienst einen Kurzbefehl zugeordnet, mit dem ich ihn direkt aufrufen kann.

Ich verwende folgende Kurzbefehle:

  • ctrl-alt-cmd-o für den OmniFocus Clipp-o-tron (Link der Mail in Omnifocus als Todo)
  • ctrl-alt-cmd-e für das Script zum Import in Evernote

Evernote Link_Kurzbefehl

… und unter iOS?

Mit Dispatch kann man Nachrichten URLs auch auf den mobilen Geräten kopieren. Mit Workflow habe ich mir ein vergleichbares Script gebaut, mit dem ich die URL aus Dispatch direkt in Evernote in der gewünschten Formatierung exportiere. Kann man sich hier abholen: EN | Mail Verweis.wflow.zip, entpacken und aufs iOS Gerät schieben. Die Workflow.app wird zur Ausführung benötigt.

Wie hältst Du es mit den Mails?


Download: Automator Script

Ordneraktionen fürs papierfreie Büro

Die Ordneraktionen von Mac OS X sind eine klasse Sache – und werden doch nur selten genutzt. Für das Digitalisieren von Papierdokumenten nutze ich die Ordneraktionen – oder zum Aufräumen der Festplatte. Folgend zwei Beispiele:

Vom Scanner direkt in Evernote

Papier, das im Laufe des Tages bei mir in der Tasche oder im Briefkasten aufschlägt und das ich gerne ablegen möchte, scanne ich ein. Meist landet es danach in Evernote, sodass ich es bei Gelegenheit über die Textsuche schnell wiederfinden kann. Die eingebaute Texterkennung von Evernote – die keine echte OCR Software ersetzt – erkennt auch handschriftliche Notizen, sodass Skizzen auf Papier schnell ins digitale Gedächtnis gefüllt und bei Bedarf abgerufen werden können.

Den Scanner, ein Brother 8085DN,  habe ich so konfiguriert, dass er über FTP direkt auf das MacBook scannt. Früher habe ich alles auf den Schreibtisch scannen lassen, und von dort dann händisch verteilt. Man kann es sich aber noch etwas einfacher machen, wenn die Daten wirklich nur ins Archiv in Evernote wandern sollen.

Auf dem Scanner habe ich dafür ein Profil „evernote“ angelegt, welches die Datei nicht auf dem Schreibtisch speichert, sondern in den Ordner „~/Documents/2Evernote“.

Brother Scan Profil

Den Ordner „2Evernote“ habe ich dann mit einer Ordneraktion belegt, die man an verschiedenen Stellen im Netz finden kann (zum Beispiel hier). Das Script speichert man am Besten direkt in den entsprechenden Ordner in „~/Library/Library/Scripts/Folder Action Scripts“. Danach geht man zu dem Ordner „2Evernote“, rechtsklick auf das Ordnersymbol und im Menu unter „Dienste“ dann „Orderaktionen konfigurieren…“ auswählen. In der Liste sollte das Script „Send to Evernote“ erscheinen. Auswählen und nochmal überprüfen, ob auch die Häkchen gesetzt sind, dass die Ordneraktionen aktiviert sind. Von hier aus kann man das Script auch bearbeiten und zum Beispiel den Ordner angeben, in den eine Datei in Evernote geschoben werden soll (bei mir heißt er „@inbox“).

Jetzt werden alle Dokumente, die in den Ordner gelegt werden, automatisch in Evernote importiert. Schonmal prima.

Das Problem ist, dass der Ordner nach und nach zumüllen wird, weil die Dokumente zwar importiert, aber nicht gelöscht werden. Um das Problem zu lösen, habe ich mir einen Workflow in Automator erstellt, der das Verzeichnis immer wieder löscht. Sinnvollerweise wird – bei richtiger Benennung – das Script erst ausgeführt, wenn der Import abgeschlossen ist. Der Workflow kann hier heruntergeladen und dann in das Verzeichnis „~/Library/Workflows/Applications/Folder Actions/“ gelegt werden.

OmniFocus Backups löschen

OmniFocus hat bei mir auf der Festplatte eine Müllhalde an Backups hinterlassen. Offensichtlich funktioniert die Bereinigung des Backup Verzeichnisses über OmniFocus selber nicht richtig. Folgendes Script als Ordneraktion sorgt nun seit ein paar Wochen dafür, dass bei jedem neuen Backup kurz überprüft wird, wie alt die bisherigen Backups sind und dann alle Backups löscht, die älter als eine Woche sind. Zusammen mit der TimeMaschine fühle ich mich ausreichend sicher.

OmniFocus Backups löschen.workflow