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Universal Clipboard und Evernote

Alle Geräte sind auf die neuen Systeme aktualisiert – und man spielt mit den neuen Möglichkeiten. Sehr angenehm finde ich dabei das Universal Clipboard. Diese Funktion von iOS 10 und macOS synchronisiert die Zwischenablage zwischen den eigenen Geräten. Man kann auf dem iPhone einen Text oder ein Bild kopieren und es danach auf dem Mac in einer Mail einsetzen.

Sehr praktisch ist diese Funktion zum Beispiel für die Workflow Skripte, die ich auf dem iOS Geräten installiert habe. Sicher, ich könnte die auch auf dem Mac in Automator nachbauen – muss ich aber nicht mehr.

Ein oft genutztes Script wandelt die Evernote Links aus der App in interne Links um.

Kurz zur Erklärung: Wenn man in Evernote einen Link zu einer Notiz kopiert und diesen in einer anderen Evernote Notiz einsetzt, wird die ursprüngliche Notiz direkt verlinkt. So soll es auch sein. Setzt man den Link aber in einer anderen App sein – zum Beispiel als Verweis zu einem Kalender Eintrag – dann führt der Link nicht direkt in Evernote, sondern geht den Umweg über die Webseite. Und nervig wird es dann, wenn man sich auf dieser erstmal anmelden muss. Daher wandle ich die ‘externen’ Links mit einem Script in ‘interne’ um und lande direkt in der Evernote App – auf dem Mac wie auf dem mobilen Geräten.

Ich habe mir dafür zwei Scripte gebaut. Eines öffnet einen Link und kopiert den neuen, internen Link in die Zwischenablage und eines nimmt einen Link aus der Zwischenablage entgegen, ändert ihn und fügt den neuen Link wieder zur Zwischenablage hinzu. Ersteres Script startet man durch Klicken auf einen Link in einer App, letzteres kann man direkt aus Workflow starten.

Eine Anleitung für die Scripte gibt es bei reddit: https://www.reddit.com/r/workflow/…

Letzteres Script spielt mit dem Universal Clipboard super zusammen: Wenn ich auf dem Mac einen Link kopiere um ihn im Kalender einzuführen, gehe ich danach kurz ans iPhone, lasse das Worksflow-Script laufen und setze den so geänderten Link dann am Mac wieder ein. Da sich iPhone und Mac die Zwischenablage teilen, geht das alles ratz-fatz und ohne Verzögerungen. Praktisch und hilfreich.

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Von Evernote nach OmniFocus verlinken

Wie man Links in OmniFocus ablegt, damit diese direkt in Evernote geöffnet werden, ist ja landläufig bekannt.

Man kann es aber auch anders herum machen: Links in Evernote ablegen, die dann direkt die Todo-Liste in OmniFocus öffnen.

Dazu zieht man die ToDo Liste aus OmniFocus per Drag-´n-drop in die Notiz in Evernote. Voila!
Der Link funktioniert dann sowohl auf dem Mac wie auch auf dem iPhone/iPad.

Bildschirmfoto 2016-05-25 um 11.39.05 (2)

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Evernote setzt sich über OS X hinweg…

Evernote hat heute mit dem Update auf 6.5 auf dem Mac einen neuen Tastaturkürzel eingeführt, der leider auf dem deutschen System für Störungen im Arbeitsablauf sorgt. Mit dem Kürzel cmd > bzw. cmd < kann man nun die Schriftgröße anpassen. Evernote begründet dies mit einer Vereinheitlichung mit anderen Office Anwendungen. Mag ja sein, aber mindestens auf einer deutschen Tastatur ist das total blöd – da hätte ich lieber das cmd + oder cmd - gehabt. Aber sei’s drum.

Bisher hatte OS X die Hoheit über den Shortcut cmd <. Damit konnte man vortrefflich zwischen allen offenen Fenstern eines Programmes hin- und herwechseln. Und gerade in Evernote habe ich das oft genutzt (einmal das Hauptfenster und dann die gerade offene Notiz).

Da man die Kurzbefehle in Evernote nicht ohne größere Klimmzüge anpassen kann, zieht OS X hier den Kürzeren und muss sich beugen.

Ich habe daher den Tastaturbefehl für das wechseln zwischen den aktuellen Fenstern auf cmd ^ gelegt. Es bedarf wohl ein paar Tage Umgewöhnung, aber dann gehts (hoffentlich).


Die Einstellungen kann man hier anpassen:

Systemeinstellungen → Tastatur → Kurzbefehle → Tastatur → „Fokus in das nächste Fenster“. Dort auf den Kurzbefehl klicken und einen neuen über die Tastatur eintragen.

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Evernote und das Datumsformat

Ich nutze an verschiedenen Stellen zur besseren Sortierung und eben auch in Evernote das Datumsformat Jahr-Monat-Tag, um eine schnelle Übersicht über viele Dokumente zu bekommen.

Mit dem Tastaturkürzel cmd-shift-d kann man ja bekanntlich überall in Evernote das aktuelle Datum einfügen. Allerdings in der „normalen“ Schreiweise die das System vorschlägt, also „Tag-Monat-Jahr“ bzw. 03.01.2016. Wenn man lieber 2015-01-03 haben möchte, gibt es Abhilfe:

In den

Systemeinstellungen → Sprache & Region → Weitere Optionen → Datum

kann man das Format anpassen.

Ich habe für die Kurz- und Mittelform die folgende Sortierung genommen:

Kurzform: yy.MM.dd
Mittelfom y-MM-dd

Damit kann ich mit dem Tastaturküzel das aktuelle Datum im gewünschten Format einfügen (ggf. passt man die Einstellungen von Evernote noch an unter „Einstellungen“ – „Formatierung“ – „Format für ‚Datum einfügen'“). Praktisch für den Titel von Notizen oder bei der Dokumentation von Projektverläufen.

Die Einstellungen werden auch im Finder und iCal übernommen. Das irritiert kurzzeitig, ist aber eigentlich logisch. Und daher schnell das neue „normal“.

Bildschirmfoto 2016-01-03 um 22.03.53

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Papierfrei

Mail → Evernote & Omnifocus

In den letzten Ausgaben von BZT habe ich mich über das Zusammenspiel von Evernote, Omnifocus und Mail geäußert. Wie ich die drei nutze und untereinander verlinke, möchte ich kurz vorstellen.

Mail wird von vielen als Todo Liste genutzt. Der Eingangskorb ist das, was man noch erledigen muss – neben dem, was man schon gelesen hat und nicht bearbeiten muss und den Mails, die man irgendwie später mal bearbeiten könnte. Das führt – wenn man den Eingang dann auch gleich noch als Archiv nutzt – in Windeseile zu einem unübersichlichen Chaos. Sicherlich, es funktioniert; irgendwie. Aber ein „trusted system“, also eine Ablage, die Sicherheit für die wichtigen Dinge vermittelt, ist das nicht.

Daher versuche ich bei den Mails an dem Prinzip „Inbox Zero“. Inbox Zero setzt das Ziel, den Eingangskorb immer leer zu machen, nachdem man ihn einmal gesichtet hat. Sicher, das ist kein Muss; aber Ziele dienen ja auch der Orientierung.

Bei mir werden Mails demnach

  • direkt (oder in den nächsten Stunden) beantwortet oder
  • an OmniFocus als Todo geschickt. Dafür verwende ich das Clipping-Tool von OmniGroup: Clip-o-Tron.
  • Die dritte Alternative ist löschen bzw. unter „zur Kenntnisnahme“ ins Archiv. Ich habe nur einen Archiv Ordner ohne weitere Untergliederung, in den alles rein kommt.

Auf diese Weise ist die Inbox meist schnell leer, ähnlich wie auch mein analoger Briefkasten, den ich ebenfalls täglich leere und nicht als Ablage oder Archiv benutze.

Mail und Evernote

Mails lassen auch an Evernote schicken, um sie zu archivieren oder für Besprechungen bereitzuhalten. Dazu könnte man sie an seine private Evernote E-mail-Adresse senden, um sie zu importieren. Oder den Elefanten im Menu bemühen. Aber ehrlich: Beides finde ich nicht sonderlich gut. Da die Mails kopiert werden, doppeln sich die Informationen damit (in Mail und in Evernote) und werden aus dem Kontext gezogen (Konversationen nicht mehr übersichtlich einsehbar).

Ich habe mir daher ein Script geschrieben, um Mails mit ihrer Nachrichten-URL zu kopieren.

Nachrichten URL? Was ist das? Jede Mail hat einen Link, mit dem man sie aus allen anderen Programmen in Mail öffnen kann. Und da dieser Link auf allen Apple-Geräten gleich ist, funktioniert dies auch über die Devices verteilt. Ich kann also einen Link auf eine Mail kopieren, sie in eine Notiz in Evernote am Mac einsetzen und auf dem iPad in der Besprechung direkt abrufen. Daraufhin öffnet sich Mail und die Nachricht ist mit allen Antworten und sonstigen Informationen einsehbar.

Manuell lässt sich die Nachrichten URL mit MailTags von indev.ca kopieren (Menu „Bearbeiten“ → Nachrichten URL kopieren). Aber dann hat man eine unhandliche URL.

Wenn man sie direkt in Evernote kopieren und – wie hier im Bild – sauber im Format „→ Mail“ verlinkt haben möchte, kann man folgendes Apple-Script verwenden (nach einer angepassten Vorlage von Federico Viticci)

on run {input, parameters}
 
tell application „Mail“
 —get selected messages
 set theSelection to selection
 
 —loop through all selected messages
 repeat with theMessage in theSelection
 
 —get information from message
 set theMessageDate to the date received of theMessage
 set theMessageSubject to the subject of the theMessage
 set theMessageURL to „message://%3c“ & theMessage’s message id & „%3e“
 set theHTMLLink to „<a href=“message:///%3c“ & theMessage’s message id & „%3e“>→ Mail</a>“
 
 —import message to Evernote
 tell application „Evernote“
 synchronize
 
 set theNewNote to (create note with html (theHTMLLink))
 
 set the title of theNewNote to „MessageID: „ & theMessageSubject
 set the source URL of theNewNote to theMessageURL
 set the creation date of theNewNote to theMessageDate
 synchronize
 end tell
 
 end repeat
end tell 
 return input
end run

Das Script habe ich in Automator gesetzt und als Dienst gespeichert.

Danach habe ich in den Systemeinstellungen → Tastatur → Kurzbefehle → Dienste dem Dienst einen Kurzbefehl zugeordnet, mit dem ich ihn direkt aufrufen kann.

Ich verwende folgende Kurzbefehle:

  • ctrl-alt-cmd-o für den OmniFocus Clipp-o-tron (Link der Mail in Omnifocus als Todo)
  • ctrl-alt-cmd-e für das Script zum Import in Evernote

… und unter iOS?

Mit Dispatch kann man Nachrichten URLs auch auf den mobilen Geräten kopieren. Mit Workflow habe ich mir ein vergleichbares Script gebaut, mit dem ich die URL aus Dispatch direkt in Evernote in der gewünschten Formatierung exportiere. Kann man sich hier abholen: EN | Mail Verweis.wflow.zip, entpacken und aufs iOS Gerät schieben. Die Workflow.app wird zur Ausführung benötigt.

Wie hältst Du es mit den Mails?


Download: Automator Script