MessageID → Evernote

Das Script, welches die MessageID einer ausgewählten Mail kopiert und als eine HTML-Notiz in Evernote absichert, hatte ich schonmal vorgestellt.

(Hintergrund:
Ich möchte nicht immer die ganzen Mails nochmal in Evernote importieren, sondern gerne einfach aus einer Notiz in Evernote auf die Mail verlinken, sodass ich sie – auf allen Endgeräten – direkt aus Evernote im Mail Programm öffnen kann. Da Evernote das URL-Schema „message://…“ noch nicht nativ unterstützt und man daher die MessageID nicht direkt kopieren und einsetzen kann, ist der Klimmzug über eine HTML-Formatierung nötig. Immerhin funktioniert das zuverlässig.)

Das Script habe ich jetzt um eine Zeile ergänzt, um die so generierte Notiz in ein Notizbuch zu verschieben. Auf diese Weise ist sie direkt abgelegt und ich muss sie nicht aus der @Inbox händisch verschieben oder löschen.

Neu ist die Zeile:

move theNewNote to notebook "Mails"

Das Script habe ich als Automator-Dienst gespeichert und im Verzeichnis ~/Library/Services abgelegt. Mit dem Shortcut cmd-opt-ctrl-e kann ich das Script aus der Mail.app heraus aufrufen.

Das ist der Code:

on run {input, parameters}

tell application "Mail"

--get selected messages
set theSelection to selection

--loop through all selected messages
repeat with theMessage in theSelection

--get information from message
set theMessageDate to the date received of theMessage
set theMessageSubject to the subject of the theMessage
set theMessageURL to "message://%3c" & theMessage's message id & "%3e"
set theHTMLLink to "<a href=\"message:///%3c" & theMessage's message id & "%3e\"> Mail</a>"

--import message to Evernote
tell application "Evernote"

synchronize

set theNewNote to (create note with html (theHTMLLink))
set the title of theNewNote to "[MessageID] " & theMessageSubject
set the source URL of theNewNote to theMessageURL
set the creation date of theNewNote to theMessageDate
move theNewNote to notebook "Mails"

synchronize

end tell

end repeat

end tell

return input

end run

„Dinge digital geregelt kriegen“

Jöran hat mit Guido und mir darüber gesprochen, wie man Dinge digital geregelt bekommt. Und dafür brauchten wir fast 2,5 Stunden. Rausgekommen ist die erste Folge des neuen Podcasts #uneigentlich – Dinge digital geregelt kriegen„.

Wer also wissen möchte, wie man aus Notizen auf E-mails verlinkt oder dabei sind will, wie Guido live im Podcast sein Postfach mit 72.065 E-mails aufräumt – der kann hier reinhören:


Der Podcast wird übrigens auf der neuen Plattform für Bildungs-Podcast gehostet: edufunk.fm. Dort finden sich neben #uneigentlich auch „Bildung-Zukunft-Technik“ von Guido und mir und viele andere Angebote. Reinschauenhören lohnt sich: → http://edufunk.fm

EN: Dokumente zwischen Notizen verschieben

Dokumente zwischen Notizen hin und her zu kopieren war nicht einfach, geht jetzt aber.

Ein Hindernis bei der Nutzung von Evernote auf den mobilen Geräten war für mich immer, dass man Dateien, die einer Notiz hinzugefügt worden sind (PDF, Word, was auch immer) nicht so einfach wie am Desktop hin- und her kopieren konnte.

Am Desktop kann man Text und Datei auswählen, kopieren und in einer anderen Notiz hinzufügen. Auf dem iOS Gerät geht dabei die Datei verloren; nur der Text wird eingesetzt.

Das nervte mich immer.

Geholfen habe ich mir bisher, indem ich auf Programme wie MengeEver2 oder EverCrane zurückgegriffen habe. Damit konnte man Dateien kopieren bzw. auch mobil Notizen (mit Anhängen) zusammenfügen.

Mit einem der letzten Updates (?) der mobilen App wurde die Dokumentenauswahl hinzugefügt. Darüber kann man nun Dokumente aus der iCloud oder der Dropbox in Evernote hinzufügen.

Und damit endlich auch Dateien zwischen Notizen hin- und her kopieren. Denn wenn ich eine Datei öffne, kann ich sie über das Sharing-Menu auf einen der Cloud-Speicher laden und in einer anderen Notiz über den Cloud-Speicher wieder importieren.

Vielleicht für einige altes Eisen – ich hab´s erst vor kürzlich entdeckt und war erleichtert :).

Universal Clipboard und Evernote

Wie man die neue Funktion ‚Universal Clipboard‘ von iOS und macOS sinnvoll in seinem Arbeitsablauf nutzen kann.

Alle Geräte sind auf die neuen Systeme aktualisiert – und man spielt mit den neuen Möglichkeiten. Sehr angenehm finde ich dabei das Universal Clipboard. Diese Funktion von iOS 10 und macOS synchronisiert die Zwischenablage zwischen den eigenen Geräten. Man kann auf dem iPhone einen Text oder ein Bild kopieren und es danach auf dem Mac in einer Mail einsetzen.

Sehr praktisch ist diese Funktion zum Beispiel für die Workflow Skripte, die ich auf dem iOS Geräten installiert habe. Sicher, ich könnte die auch auf dem Mac in Automator nachbauen – muss ich aber nicht mehr.

Ein oft genutztes Script wandelt die Evernote Links aus der App in interne Links um.

Kurz zur Erklärung: Wenn man in Evernote einen Link zu einer Notiz kopiert und diesen in einer anderen Evernote Notiz einsetzt, wird die ursprüngliche Notiz direkt verlinkt. So soll es auch sein. Setzt man den Link aber in einer anderen App sein – zum Beispiel als Verweis zu einem Kalender Eintrag – dann führt der Link nicht direkt in Evernote, sondern geht den Umweg über die Webseite. Und nervig wird es dann, wenn man sich auf dieser erstmal anmelden muss. Daher wandle ich die ‘externen’ Links mit einem Script in ‘interne’ um und lande direkt in der Evernote App – auf dem Mac wie auf dem mobilen Geräten.

Ich habe mir dafür zwei Scripte gebaut. Eines öffnet einen Link und kopiert den neuen, internen Link in die Zwischenablage und eines nimmt einen Link aus der Zwischenablage entgegen, ändert ihn und fügt den neuen Link wieder zur Zwischenablage hinzu. Ersteres Script startet man durch Klicken auf einen Link in einer App, letzteres kann man direkt aus Workflow starten.

Eine Anleitung für die Scripte gibt es bei reddit: https://www.reddit.com/r/workflow/…

Letzteres Script spielt mit dem Universal Clipboard super zusammen: Wenn ich auf dem Mac einen Link kopiere um ihn im Kalender einzuführen, gehe ich danach kurz ans iPhone, lasse das Worksflow-Script laufen und setze den so geänderten Link dann am Mac wieder ein. Da sich iPhone und Mac die Zwischenablage teilen, geht das alles ratz-fatz und ohne Verzögerungen. Praktisch und hilfreich.

Von Evernote nach OmniFocus verlinken

Man kann aus Evernote auch direkt eine Liste mit Todos in OmniFocus öffnen.

Wie man Links in OmniFocus ablegt, damit diese direkt in Evernote geöffnet werden, ist ja landläufig bekannt.

Man kann es aber auch anders herum machen: Links in Evernote ablegen, die dann direkt die Todo-Liste in OmniFocus öffnen.

Dazu zieht man die ToDo Liste aus OmniFocus per Drag-´n-drop in die Notiz in Evernote. Voila!
Der Link funktioniert dann sowohl auf dem Mac wie auch auf dem iPhone/iPad.

Bildschirmfoto 2016-05-25 um 11.39.05 (2)

Evernote setzt sich über OS X hinweg…

Nach dem Update von Evernote sollte man die Tastaturbefehle anpassen.

Evernote hat heute mit dem Update auf 6.5 auf dem Mac einen neuen Tastaturkürzel eingeführt, der leider auf dem deutschen System für Störungen im Arbeitsablauf sorgt. Mit dem Kürzel cmd > bzw. cmd < kann man nun die Schriftgröße anpassen. Evernote begründet dies mit einer Vereinheitlichung mit anderen Office Anwendungen. Mag ja sein, aber mindestens auf einer deutschen Tastatur ist das total blöd – da hätte ich lieber das cmd + oder cmd - gehabt. Aber sei’s drum.

Bisher hatte OS X die Hoheit über den Shortcut cmd <. Damit konnte man vortrefflich zwischen allen offenen Fenstern eines Programmes hin- und herwechseln. Und gerade in Evernote habe ich das oft genutzt (einmal das Hauptfenster und dann die gerade offene Notiz).

Da man die Kurzbefehle in Evernote nicht ohne größere Klimmzüge anpassen kann, zieht OS X hier den Kürzeren und muss sich beugen.

Ich habe daher den Tastaturbefehl für das wechseln zwischen den aktuellen Fenstern auf cmd ^ gelegt. Es bedarf wohl ein paar Tage Umgewöhnung, aber dann gehts (hoffentlich).


Die Einstellungen kann man hier anpassen:

Systemeinstellungen → Tastatur → Kurzbefehle → Tastatur → „Fokus in das nächste Fenster“. Dort auf den Kurzbefehl klicken und einen neuen über die Tastatur eintragen.

Evernote und das Datumsformat

Ich nutze an verschiedenen Stellen zur besseren Sortierung und eben auch in Evernote das Datumsformat Jahr-Monat-Tag, um eine schnelle Übersicht über viele Dokumente zu bekommen.

Mit dem Tastaturkürzel cmd-shift-d kann man ja bekanntlich überall in Evernote das aktuelle Datum einfügen. Allerdings in der „normalen“ Schreiweise die das System vorschlägt, also „Tag-Monat-Jahr“ bzw. 03.01.2016. Wenn man lieber 2015-01-03 haben möchte, gibt es Abhilfe:

In den

Systemeinstellungen → Sprache & Region → Weitere Optionen → Datum

kann man das Format anpassen.

Ich habe für die Kurz- und Mittelform die folgende Sortierung genommen:

Kurzform: yy.MM.dd
Mittelfom y-MM-dd

Damit kann ich mit dem Tastaturküzel das aktuelle Datum im gewünschten Format einfügen (ggf. passt man die Einstellungen von Evernote noch an unter „Einstellungen“ – „Formatierung“ – „Format für ‚Datum einfügen'“). Praktisch für den Titel von Notizen oder bei der Dokumentation von Projektverläufen.

Die Einstellungen werden auch im Finder und iCal übernommen. Das irritiert kurzzeitig, ist aber eigentlich logisch. Und daher schnell das neue „normal“.

Bildschirmfoto 2016-01-03 um 22.03.53

Mail → Evernote & Omnifocus

In den letzten Ausgaben von BZT habe ich mich über das Zusammenspiel von Evernote, Omnifocus und Mail geäußert. Wie ich die drei nutze und untereinander verlinke, möchte ich kurz vorstellen.

Mail wird von vielen als Todo Liste genutzt. Der Eingangskorb ist das, was man noch erledigen muss – neben dem, was man schon gelesen hat und nicht bearbeiten muss und den Mails, die man irgendwie später mal bearbeiten könnte. Das führt – wenn man den Eingang dann auch gleich noch als Archiv nutzt – in Windeseile zu einem unübersichlichen Chaos. Sicherlich, es funktioniert; irgendwie. Aber ein „trusted system“, also eine Ablage, die Sicherheit für die wichtigen Dinge vermittelt, ist das nicht.

Daher versuche ich bei den Mails an dem Prinzip „Inbox Zero“. Inbox Zero setzt das Ziel, den Eingangskorb immer leer zu machen, nachdem man ihn einmal gesichtet hat. Sicher, das ist kein Muss; aber Ziele dienen ja auch der Orientierung.

Bei mir werden Mails demnach

  • direkt (oder in den nächsten Stunden) beantwortet oder
  • an OmniFocus als Todo geschickt. Dafür verwende ich das Clipping-Tool von OmniGroup: Clip-o-Tron.
  • Die dritte Alternative ist löschen bzw. unter „zur Kenntnisnahme“ ins Archiv. Ich habe nur einen Archiv Ordner ohne weitere Untergliederung, in den alles rein kommt.

Auf diese Weise ist die Inbox meist schnell leer, ähnlich wie auch mein analoger Briefkasten, den ich ebenfalls täglich leere und nicht als Ablage oder Archiv benutze.

Mail und Evernote

Mails lassen auch an Evernote schicken, um sie zu archivieren oder für Besprechungen bereitzuhalten. Dazu könnte man sie an seine private Evernote E-mail-Adresse senden, um sie zu importieren. Oder den Elefanten im Menu bemühen. Aber ehrlich: Beides finde ich nicht sonderlich gut. Da die Mails kopiert werden, doppeln sich die Informationen damit (in Mail und in Evernote) und werden aus dem Kontext gezogen (Konversationen nicht mehr übersichtlich einsehbar).

Ich habe mir daher ein Script geschrieben, um Mails mit ihrer Nachrichten-URL zu kopieren.

Nachrichten URL? Was ist das? Jede Mail hat einen Link, mit dem man sie aus allen anderen Programmen in Mail öffnen kann. Und da dieser Link auf allen Apple-Geräten gleich ist, funktioniert dies auch über die Devices verteilt. Ich kann also einen Link auf eine Mail kopieren, sie in eine Notiz in Evernote am Mac einsetzen und auf dem iPad in der Besprechung direkt abrufen. Daraufhin öffnet sich Mail und die Nachricht ist mit allen Antworten und sonstigen Informationen einsehbar.

Manuell lässt sich die Nachrichten URL mit MailTags von indev.ca kopieren (Menu „Bearbeiten“ → Nachrichten URL kopieren). Aber dann hat man eine unhandliche URL.

Bildschirmfoto_2015-03-15_um_10_54_10

Wenn man sie direkt in Evernote kopieren und – wie hier im Bild – sauber im Format „→ Mail“ verlinkt haben möchte, kann man folgendes Apple-Script verwenden (nach einer angepassten Vorlage von Federico Viticci)

on run {input, parameters}
 
tell application „Mail“
 —get selected messages
 set theSelection to selection
 
 —loop through all selected messages
 repeat with theMessage in theSelection
 
 —get information from message
 set theMessageDate to the date received of theMessage
 set theMessageSubject to the subject of the theMessage
 set theMessageURL to „message://%3c“ & theMessage’s message id & „%3e“
 set theHTMLLink to „<a href=“message:///%3c“ & theMessage’s message id & „%3e“>→ Mail</a>“
 
 —import message to Evernote
 tell application „Evernote“
 synchronize
 
 set theNewNote to (create note with html (theHTMLLink))
 
 set the title of theNewNote to „MessageID: „ & theMessageSubject
 set the source URL of theNewNote to theMessageURL
 set the creation date of theNewNote to theMessageDate
 synchronize
 end tell
 
 end repeat
end tell 
 return input
end run

Das Script habe ich in Automator gesetzt und als Dienst gespeichert.

Evernote Link_Automator

Danach habe ich in den Systemeinstellungen → Tastatur → Kurzbefehle → Dienste dem Dienst einen Kurzbefehl zugeordnet, mit dem ich ihn direkt aufrufen kann.

Ich verwende folgende Kurzbefehle:

  • ctrl-alt-cmd-o für den OmniFocus Clipp-o-tron (Link der Mail in Omnifocus als Todo)
  • ctrl-alt-cmd-e für das Script zum Import in Evernote

Evernote Link_Kurzbefehl

… und unter iOS?

Mit Dispatch kann man Nachrichten URLs auch auf den mobilen Geräten kopieren. Mit Workflow habe ich mir ein vergleichbares Script gebaut, mit dem ich die URL aus Dispatch direkt in Evernote in der gewünschten Formatierung exportiere. Kann man sich hier abholen: EN | Mail Verweis.wflow.zip, entpacken und aufs iOS Gerät schieben. Die Workflow.app wird zur Ausführung benötigt.

Wie hältst Du es mit den Mails?


Download: Automator Script

Ordneraktionen fürs papierfreie Büro

Die Ordneraktionen von Mac OS X sind eine klasse Sache – und werden doch nur selten genutzt. Für das Digitalisieren von Papierdokumenten nutze ich die Ordneraktionen – oder zum Aufräumen der Festplatte. Folgend zwei Beispiele:

Vom Scanner direkt in Evernote

Papier, das im Laufe des Tages bei mir in der Tasche oder im Briefkasten aufschlägt und das ich gerne ablegen möchte, scanne ich ein. Meist landet es danach in Evernote, sodass ich es bei Gelegenheit über die Textsuche schnell wiederfinden kann. Die eingebaute Texterkennung von Evernote – die keine echte OCR Software ersetzt – erkennt auch handschriftliche Notizen, sodass Skizzen auf Papier schnell ins digitale Gedächtnis gefüllt und bei Bedarf abgerufen werden können.

Den Scanner, ein Brother 8085DN,  habe ich so konfiguriert, dass er über FTP direkt auf das MacBook scannt. Früher habe ich alles auf den Schreibtisch scannen lassen, und von dort dann händisch verteilt. Man kann es sich aber noch etwas einfacher machen, wenn die Daten wirklich nur ins Archiv in Evernote wandern sollen.

Auf dem Scanner habe ich dafür ein Profil „evernote“ angelegt, welches die Datei nicht auf dem Schreibtisch speichert, sondern in den Ordner „~/Documents/2Evernote“.

Brother Scan Profil

Den Ordner „2Evernote“ habe ich dann mit einer Ordneraktion belegt, die man an verschiedenen Stellen im Netz finden kann (zum Beispiel hier). Das Script speichert man am Besten direkt in den entsprechenden Ordner in „~/Library/Library/Scripts/Folder Action Scripts“. Danach geht man zu dem Ordner „2Evernote“, rechtsklick auf das Ordnersymbol und im Menu unter „Dienste“ dann „Orderaktionen konfigurieren…“ auswählen. In der Liste sollte das Script „Send to Evernote“ erscheinen. Auswählen und nochmal überprüfen, ob auch die Häkchen gesetzt sind, dass die Ordneraktionen aktiviert sind. Von hier aus kann man das Script auch bearbeiten und zum Beispiel den Ordner angeben, in den eine Datei in Evernote geschoben werden soll (bei mir heißt er „@inbox“).

Jetzt werden alle Dokumente, die in den Ordner gelegt werden, automatisch in Evernote importiert. Schonmal prima.

Das Problem ist, dass der Ordner nach und nach zumüllen wird, weil die Dokumente zwar importiert, aber nicht gelöscht werden. Um das Problem zu lösen, habe ich mir einen Workflow in Automator erstellt, der das Verzeichnis immer wieder löscht. Sinnvollerweise wird – bei richtiger Benennung – das Script erst ausgeführt, wenn der Import abgeschlossen ist. Der Workflow kann hier heruntergeladen und dann in das Verzeichnis „~/Library/Workflows/Applications/Folder Actions/“ gelegt werden.

OmniFocus Backups löschen

OmniFocus hat bei mir auf der Festplatte eine Müllhalde an Backups hinterlassen. Offensichtlich funktioniert die Bereinigung des Backup Verzeichnisses über OmniFocus selber nicht richtig. Folgendes Script als Ordneraktion sorgt nun seit ein paar Wochen dafür, dass bei jedem neuen Backup kurz überprüft wird, wie alt die bisherigen Backups sind und dann alle Backups löscht, die älter als eine Woche sind. Zusammen mit der TimeMaschine fühle ich mich ausreichend sicher.

OmniFocus Backups löschen.workflow